Miten sähköistä asiointia viranomaisissa koskeva lainsäädäntö suhtautuu vaihtelevaan käytäntöön kuntien välillä liittyen päätösasiakirjan manuaaliseen allekirjoittamiseen? Osa kunnista pitää riittävänä, että arkistoidaan päätösdokumentti, joka saadaan sähköisestä päätöksentekojärjestelmästä sellaisenaan ja lähetetään korkeintaan tiedoksiantona allekirjoitettu päätösote asiakkaalle. Osa kokee tarpeelliseksi tulostaa dokumentti, allekirjoittaa se ja skannata uudestaan arkistoitavaksi, jotkut kunnat taas tyytyvät arkistoimaan dokumentin paperisena.

Sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain 16 § toteaa, että päätösasiakirja voidaan allekirjoittaa sähköisesti. Viranomaisen on allekirjoitettava asiakirja kehittyneellä sähköisellä allekirjoituksella tai muuten sellaisella tavalla, että asiakirjan alkuperäisyydestä ja eheydestä voidaan varmistua. Lain 21 §:n mukaan sähköinen asiakirja on arkistoitava siten, että sen alkuperäisyys ja säilyminen sisällöltään muuttumattomana voidaan myöhemmin osoittaa.

Tähän liittyy vielä mainitun lain 17 §, jonka mukaan asianosaisella on päätösasiakirjassa olevan viranomaisen sähköisen allekirjoituksen voimassaoloajan päätyttyä oikeus pyynnöstä saada maksutta päätösasiakirjan jäljennös. Lain esitöissä on nimittäin selvitetty (vuonna 2002), että silloiset sähköiset allekirjoitukset olivat aina voimassa vain jonkun tietyn ajan, esim. kolme vuotta, jonka ajan varmenne oli voimassa.

Lähtökohtaisesti pelkästään sähköisesti allekirjoitettu asiakirja on riittävä, kunhan se voidaan arkistoida niin, että sen alkuperäisyys ja sisällön muuttumattomuus voidaan osoittaa. Tämä edellyttää esimerkiksi, että sähköinen allekirjoitus ei vanhene. Riippuu sähköisen allekirjoituksen kirjaamistavasta, tarvitseeko erillistä manuaalista kappaletta laatia. Varsinaisesti laki ei tosin edellytä, että paperiarkistossa on oltava manuaalisesti allekirjoitettu versio, kunhan virallinen sähköisesti tai manuaalisesti allekirjoitettu päätös on saatavissa sähköisen allekirjoituksen voimassaoloajan päätyttyä.  Allekirjoitusmenetelmät ovat kehittyneet vuodesta 2002, joten merkityksellistä on se, millainen sähköinen allekirjoitustapa on käytössä.

Toisin sanoen manuaalista allekirjoitettua paperia ei tarvita, jos sähköinen päätös voidaan arkistoida luotettavasti niin, että siitä saadaan aina jäljennös myöhemmin.

Leave a reply

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

one + four =